부제목 : 처리시간 단축, 비용절감에 신속한 대민 서비스도 가능
게재월 : 2001년 6월호

인터넷을 기반으로 시간과 장소에 제약 없이 빠르게 정보와 지식을 전달하고 공유하며, 업무를 처리할 수 있게 하는 첨단 사무환경 구현과 전사적 지식 경영 체계를 구축하기 위한 시스템이라 하면 가장 먼저 떠올리는 것이 바로 전자결재시스템이다.
국내 승강기 안전검사 기관인 한국승강기안전관리원(원장 마정진, 이하 관리원)에서는 이미 지난 4월부터 전자결재시스템을 도입해 운영하고 있다. 이 시스템은 전결, 후결, 대결, 부서간 협조, 기안, 결재, 반송, 심사 등과 같은 개념을 적용한 수직적 업무승인구조를 많이 갖고 있는 다소 복잡한 워크플로우(Workflow)라 할 수 있다. 또한 정부 및 공공분야의 경우 아직까지 그 요구사항을 만족시키는 제품이 극히 일부밖에 없어 결코 쉽지 않은 활용분야로 통한다.
이를 뒷받침이라도 하듯 최근 <전자신문>이 정부가 전자정부를 강력하게 추진하고 있음에도 불구하고 정작 중앙행정부처의 전자결재율과 전자문서유통률은 수준 이하인 것으로 나타났다는 내용을 다룬 바 있다.
“중앙행정기관의 전자결재율 평균은 61.1%, 전자문서유통률 평균은 39.9%에 머물고 있으며 특히 일부 부처는 30%에도 미치지 못하는 것으로 밝혀져 충격을 주고 있다”는 내용이다. 이 기사의 근간을 이루고 있는 소스가 바로 행정자치부가 지난해 10월부터 올 3월 말까지 조사한 ‘중앙행정기관의 전자결재율 및 전자문서유통률’ 결과보고서이다.
이에 따르면 교육인적자원부·건설교통부·조달청 등의 전자결재율은 40%에도 못미쳤고 여성부·농진청·통일부 등은 30% 미만으로 집계됐다. 부처별로는 외교통상부·재정경제부·해양경찰청·경찰청·해양수산부·국방부 등이 결재율과 유통률 모두 저조한 수준으로 나타났고 과학기술부(결재율 기준 99.5%)·중소기업청(98%)·정보통신부(96.9%)·기상청(95.0%)·농림부 등이 90%를 넘는 높은 정보화 수준을 보였다.
이렇듯 정부가 전자정부를 조기에 실현시키기 위해 전 행정력을 동원하고 있음에도 실제 업무의 전자화는 크게 부족한 것이 현실이다. 전자정부의 기치를 내걸었던 정부가 이 정도 수준인데 하물며 일반 기업체, 특히 우리 승강기 업계는 더더욱 언급하기조차 힘든 현실이지만 실제 관리원에서는 높은 결재율을 자랑하듯 말 그대로 ‘충분히, 그리고 제대로’ 활용하고 있다는 사실에 주목할 필요가 있다.
관리원은 본원과 전국의 지원간의 정보교류 및 정보공유 등에 있어 업무 처리능력을 증대시키기 위해 이미 지난 1996년 12월에 사무자동화시스템을 도입, 전자메일 및 게시판을 통한 업무처리, 사무비용, 워크스테이션 등에 있어서 기존의 통신수단보다 더욱 더 효율적으로 활용한 바 있다.

프로그램의 문제보다는 ‘결단’이 중요
초기 도입한 시스템의 안정화에 이어 이듬해인 '97년 5월에는 전자결재 교육을 통해 시행준비작업을 착수했으나, 수직적 업무승인구조, 서면결재에 익숙한 사용자들의 의지부족, 그리고 정부·공공분야 적용시 시스템의 보완필요 등의 이유로 그 시행이 다소 지체되기도 했다.
그러다 얼마전부터 관리자의 강력한 의지와 전자결재시스템의 업그래이드 보완에 따라 올해 4월 마침내 전자결재가 본격적으로 시행된 것이다.
현재 관리원에서 시행되고 있는 전자결재시스템의 대표적 업무흐름을 살펴보면 우선 ▲기안자가 기안문서를 작성하여 결재를 올리는 ‘기안 및 결재상신’ ▲결재자가 기안문을 검토후 결재(서명)하는 ‘결재처리’ ▲기안자가 결재문서의 결재가 완료됨을 확인한 후 시행문을 작성하여 문서심사를 의뢰하는 ‘문서심사 의뢰’ ▲문서 관리부서의 심사자가 시행문에 관인 또는 서명을 날인한 후 각 수신처로 문서를 발송하는 ‘문서심사 및 시행’ ▲수발신 담당자가 도착된 수신문서를 접수한 후 선결로 결재를 올리는 ‘문서접수’ ▲결재자가 수신문서를 검토후 결재(서명)하는 ‘결재처리’ ▲결재가 완료되면 자동으로 각 부서(소속기관)의 공용문서함에 기안문, 시행문, 수신문 등이 보관되는 ‘문서보관’의 절차가 단계적으로 이루어진다.
결재방법은 왼쪽 페이지 상단 그림에 해당 그림부분을 마우스로 클릭하면 된다.
그러나 이 시스템의 도입과 운영이 성공적으로 이뤄지기 위해서는 무엇보다도 인적자원의 의지가 중요하다. 관리원측은 “전자결재시스템이 정착된데에는 기존 관리원 전산망이 중요한 근간을 이루고 있기는 하지만 첨단 통신체계에 익숙한 젊은 세대의 직원들은 큰 문제가 없다 해도 이에 익숙치 않은 노령의 고위인사들 경우는 적응하기 힘들다”고 설명한다.
또, “바로 이분들의 ‘못하면 배워서라도 하겠다’라는 결단이 없었다면 결코 실현되지 않았을 것”이라고 덧붙였다. 프로그램상의 문제라기보다는 상위 결재권자의 적응이 힘들다는 문제를 극복하겠다는 그들의 의지가 중요하다는 것이다.
관리원은 이 시스템의 시행기간이 짧았음에도 불구하고 전자문서화로 인한 종이·팩스전송·우편발송·복사 등의 각종 비용의 절감, 서면 처리시 수시간에서 수일까지 걸렸던 결재처리 이전 대기시간의 단축 및 수작업의 최소화, 문서보관과 관리 및 검색이 용이함, 업무진행상황의 추적 및 지연업무의 효율적 관리 등의 효율이 증대됐다.
여기에 검사기관으로서의 민원에 대한 신속한 대응으로 대외 서비스 또한 강화될 것으로 기대하고 있다(문의 : 02-539-9772).